一、角色與責任

二、使用者端申請流程

• 閱讀說明　確認停止目的外利用僅影響研究等次級利用，不影響或停止EPA、訓練進度、CCC、評鑑及必要行政紀錄。
• 選擇申請項目　選擇全部停止目的外利用、部分停止目的外利用、變更範圍、恢復利用或案件查詢；部分停止目的外利用可依資料類別、研究類型、期間或指定計畫填寫。
• 填寫必要資料　提供姓名、平台帳號／已驗證電子郵件、聯絡方式及希望接收通知的管道；停止目的外利用理由為選填。
• 完成身分確認　優先使用平台登入或一次性驗證碼；無法線上驗證者，改由專責窗口以低侵擾方式協助。
• 取得案件編號　線上送出後即時取得；其他管道由專責窗口登錄後提供，可用於查詢處理進度。
• 等待處理　五個工作日內收到受理確認；資料完備次日起三十日內完成停止目的外利用註記、受影響研究盤點及結果通知。
• 確認結果　通知會列明生效範圍、日期、既有研究處理及例外；如有疑義，可提出覆核或申訴。

三、管理端標準作業流程

步驟1：收件、編號與先行保護

• 所有管道進件後統一登錄案件系統，記錄收件時間、管道與申請項目，產生不可重複之案件編號。
   
• 系統向申請人回傳收件證明；如已完成身分確認且範圍可判定，先暫停相關資料納入新的研究匯出。
   
• 案件狀態設為「待身分確認」或「處理中」，僅專責窗口可查看申請人識別資訊。
   

步驟2：身分確認與資料完整性檢查

• 依序採平台登入、帳號已驗證電子郵件或人工核對；不得把完整身分證影本作為一般預設。
   
• 確認姓名／帳號、申請項目、停止目的外利用範圍、聯絡方式及通知管道是否足以處理。
   
• 資料不足時一次列明補正事項與期限；補正期間標示為「待補正」，且維持已啟動之先行保護。
   

步驟3：範圍判定與系統註記

• 將申請轉換為可執行的停止目的外利用規則：全部／部分、資料類別、研究類型、資料期間、指定計畫與生效時間。
   
• 部分停止目的外利用描述不清時由專責窗口向申請人確認；未能確認前不得擅自採最小範圍。
   
• 寫入停止目的外利用狀態、範圍、生效日期、確認方式與處理人員；設定資料匯出前強制排除。
   

步驟4：盤點受影響資料與研究

• 資料管理人員以申請人的內部連結碼盤點尚未匯出資料集、已提供研究資料集、進行中研究、已鎖定分析、投稿／發表狀態及可辨識素材；盤點結果不得回傳申請人的主管或其他非必要人員。
   

步驟 5：依資料狀態執行處理

步驟6：品質確認與結案通知

• 由第二位授權人員複核停止目的外利用範圍、系統註記、受影響研究處理與例外理由。
   
• 以測試抽取或排除報表確認申請人資料不會進入新的研究資料集。
   
• 向申請人發送結案通知，列明案件編號、核准範圍、生效日、既有研究處理、例外與申訴方式。
   
• 將案件狀態改為「已生效」「部分執行」「不受理」或「已恢復」，並鎖定結案紀錄。

四、案件狀態與服務期限

五、特殊情形分流

• 無法確認身分：不得逕行拒絕；應提供替代驗證方式。仍無法確認時，以書面說明不受理原因及再次申請方式。
   
• 同一EPA 紀錄涉及多人：無法安全拆分時整筆排除；可拆分時須完成再識別風險檢查。
   
• 代理申請：確認代理權及本人意思；僅蒐集必要證明，並限制存取與保存。
   
• 依法必須保存／提供：由法遵確認具體依據、必要範圍及期間；其餘研究利用仍應停止。
   
• 已公開且可辨識：以隱私事件處理，不等待一般三十日流程完成後才採取止損措施。
   
• 申請恢復利用：確認為本人意思後向後生效；個別研究仍須符合IRB、同意與資料申請條件。

六、系統與稽核控制點

七、結案前檢查清單